Beknopte omschrijving / Doel van de functie:

  • De management assistant is verantwoordelijk voor alle ondersteuning naar de Managing Director toe.

  • Hij/zij combineert deze taken met de receptie; de receptionist(e) is verantwoordelijk voor het vlotte onthaal van gasten en het doorverbinden van binnenkomend telefoonverkeer.

  • De management assistant verzorgt tevens het office management.

 

Rapporteert aan: de Managing Director

 

Verantwoordelijkheden management assistant t.o.v. het proces:

  • ondersteunt het OPCO op administratief en organisatorisch vlak;

  • is verantwoordelijk voor PR gerelateerde activiteiten;

  • is verantwoordelijk voor het beheer van het intranet;

  • is verantwoordelijk voor een feilloze communicatie tussen het hoofdkantoor en de plant;

  • is verantwoordelijk voor receptie (onthaal bezoekers) en telefoon;

  • is verantwoordelijk voor het beheer van het faxsysteem en van de Belcoat mailbox;

  • kan mee verantwoordelijkheid dragen voor de voorbereiding van rapporteringen en voor de 1ste analyse van cijfergegevens;

  • is verantwoordelijk voor inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen;

  • organiseert zakenreizen (vluchten + hotels);

  • notuleert tijdens vergaderingen en meetings;

  • is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het klassement;

  • zorgt voor de dagelijkse postverdeling;

  • is verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderzalen;

  • verzorgt de uitvoering van een aantal administratieve taken;

  • Stuurt aantal externe leveranciers aan (drankleverancier, fruitleverancier, bureelbenodigdheden, drukwerk, externe poetsdiensten, ...)

  • ...

 

Gewenste ervaring en opleiding:

  • Bachelor niveau

  • Nederlandstalig met kennis Engels en Frans, Duits is een pluspunt.

  • Kennis van de courante pc- toepassingen ( Microsoft office ). Kennis SAP is een pluspunt.

 

Persoonlijkheidskenmerken

  • Integer en loyaal

  • Gedreven en efficiënte werkplanning

  • Oog voor veiligheid, orde en netheid (kwaliteit)

  • Communicatief

  • Flexibel

  • Verantwoordelijk

  • Leergierig

  • Zelfstandig kunnen werken

  • Doe-mentaliteit

  • Stressbestendig

 

 

 

Contactgegevens:

Jobs.debeckerhrservices@telenet.be

Kurt De Becker – 0479/96.11.85

Vacature Management Assistant