​

Beknopte omschrijving / Doel van de functie:

• De management assistant is verantwoordelijk voor alle ondersteuning naar de Managing Director toe.

• Hij/zij combineert deze taken met de receptie; de receptionist(e) is verantwoordelijk voor het vlotte onthaal van gasten en het doorverbinden van binnenkomend telefoonverkeer.

• De management assistant verzorgt tevens het office management.

 

Rapporteert aan: de Managing Director

 

Verantwoordelijkheden management assistant t.o.v. het proces:

• ondersteunt het OPCO op administratief en organisatorisch vlak;

• is verantwoordelijk voor PR gerelateerde activiteiten;

• is verantwoordelijk voor het beheer van het intranet;

• is verantwoordelijk voor een feilloze communicatie tussen het hoofdkantoor en de plant;

• is verantwoordelijk voor receptie (onthaal bezoekers) en telefoon;

• is verantwoordelijk voor het beheer van het faxsysteem en van de Belcoat mailbox;

• kan mee verantwoordelijkheid dragen voor de voorbereiding van rapporteringen en voor de 1ste analyse van cijfergegevens;

• is verantwoordelijk voor inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen;

• organiseert zakenreizen (vluchten + hotels);

• notuleert tijdens vergaderingen en meetings;

• is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het klassement;

• zorgt voor de dagelijkse postverdeling;

• is verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderzalen;

• verzorgt de uitvoering van een aantal administratieve taken;

• Stuurt aantal externe leveranciers aan (drankleverancier, fruitleverancier, bureelbenodigdheden, drukwerk, externe poetsdiensten, ...)

• ...

 

Gewenste ervaring en opleiding:

• Bachelor niveau

• Nederlandstalig met kennis Engels en Frans, Duits is een pluspunt.

• Kennis van de courante pc- toepassingen ( Microsoft office ). Kennis SAP is een pluspunt.

 

Persoonlijkheidskenmerken

• Integer en loyaal

• Gedreven en efficiënte werkplanning

• Oog voor veiligheid, orde en netheid (kwaliteit)

• Communicatief

• Flexibel

• Verantwoordelijk

• Leergierig

• Zelfstandig kunnen werken

• Doe-mentaliteit

• Stressbestendig

 

 

 

Contactgegevens:

Jobs.debeckerhrservices@telenet.be

Kurt De Becker – 0479/96.11.85