Werkgevers kunnen aan werknemers die vaak op de baan zijn een vergoeding toekennen ter compensatie van de kosten die zij maken tijdens dienstreizen.  De werkgever kan ervoor opteren om deze kosten op reële basis of forfaitaire basis te vergoeden.

Indien de werkgever opteert om de kosten op forfaitaire basis te vergoeden, is het raadzaam om de forfaits te gebruiken die worden toegekend aan de ambtenaren van de federale overheid voor dienstreizen in België.  Deze forfaits worden immers beschouwd als “ernstige normen” wat ertoe leidt dat deze niet belastbaar zijn.

Dit principe blijft hetzelfde, maar de voorwaarden en de vooropgestelde bedragen wijzigen vanaf 1 september 2017.

Tot 31 augustus 2017 werden vier forfaits gebruikt (geïndexeerde bedragen zoals van toepassing vanaf 1 juli 2017 ):

  • 3,98 EUR voor dienstreizen van meer dan vijf uur per kalenderdag, maar minder dan acht uur;

  • 19,99 EUR voor dienstreizen van meer dan acht uur per kalenderdag

  • 23,97 EUR/nacht voor kosteloze logies (bv. Logies bij familieleden, vrienden,…)

  • 45,54 EUR/nacht voor nachtverblijf ( bv. Hotel )

Ook de werkgevers in de privé-sector konden zich beroepen op deze (onbelaste) forfaits.

Middels het KB van 13 juli 2017 werden deze regels voor het federaal openbaar ambt (en dus onrechtstreeks voor de privé-sector) aangepast.

Een federaal ambtenaar zal voortaan slechts aanspraak kunnen maken op een vergoeding voor dienstreizen in België indien cumulatief voldaan is aan volgende voorwaarden

  • de binnenlandse dienstverplaatsing bedraagt minstens 6 uur,

  • EN de dienstverplaatsing vindt plaats buiten een straal van 25 km,

  • EN naar aanleiding van de verplaatsing mag geen ander voordeel of vergoeding ter compensatie van een maaltijdkost worden toegekend.

 

Bij toepassing van deze cumulatieve voorwaarden kan een bedrag van 16,73 EUR ( bedrag van toepassing op 1 september 2017) worden toegekend.

Bovendien voorziet het KB ook in de mogelijkheid om een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen (beperkt tot 16 keer het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding), zonder voorwaarden wat betreft de duurtijd en omvang van de verplaatsing, indien de aard van de functie zelf impliceert dat men regelmatig extern prestaties levert.

 

Vanaf 1 september 2017 zal een federaal ambtenaar slechts recht hebben op een verblijfskostenvergoeding indien, ook weer cumulatief, aan volgende voorwaarden voldaan is:

  • het gaat niet om kosteloze logies (het forfait van 23,97 EUR voor kosteloze logies wordt geschrapt),

  • EN, de dienstverplaatsing bedraagt meer dan 75 km,

  • EN de federale dienst neemt de kost niet op zich en de ambtenaar ontvangt geen ander voordeel voor de logies

Indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kan een bedrag van 125,51 EUR (bedrag van toepassing op 1 september 2017) belastingvrij worden toegekend.

Bovenstaande forfaits zullen vanaf 1 september 2017 beschouwd worden als de kostenvergoedingen gebaseerd op ernstige normen. Dit betekent dat de werkgevers binnen de privésector deze nieuwe forfaitaire bedragen in principe kunnen toepassen met belastingvrijstelling indien ze kosten gerelateerd aan dienstreizen op een forfaitaire wijze willen vergoeden.

Deze fiscale bepalingen zijn nog niet in lijn met de door de RSZ vastgestelde forfaits en voorwaarden in zijn "Instructies” dewelke momenteel ongewijzigd blijven! Kijk dan ook uw onkostenbeleid na en voorkom zo bij fiscale en / of RSZ controle, financiële verrassingen.

 

De Becker HR Services is een HR dienstverlener, actief in de KMO-markt. Onze dienstverlening omvat HR Consulting / audit & interim management, HR legal & vakbondsonderhandelingen, recrutering & selectie.

Bedrijven hebben, door de complexe sociaal-juridische wetgeving, vaak geen weet dat zij op bepaalde domeinen acties ontbreken waardoor zij bepaalde risico’s lopen. De Becker HR Services biedt dan ook audit services om financiële risico’s in kaart te brengen en naar de toekomst toe uit te sluiten.

Nieuwsbrief 1

Wijziging fiscale forfaits voor dienstreizen